Dal telelavoro allo smart working, il lavoro agile in Italia
Smart working e telelavoro sono la stessa cosa? Mentre l'approccio agile si fa strada (spinto anche dall'emergenza COVID-19), facciamo chiarezza su caratteristiche e peculiarità delle differenti forme di lavoro da remoto
Premessa indispensabile a farsi è che il telelavoro è da intendersi come una particolare modalità di svolgimento dell’attività lavorativa e non come una vera e propria tipologia contrattuale. Fortemente in relazione con l’evoluzione delle tecnologie digitali, tale soluzione lavorativa si caratterizza per l’assenza di vincoli rispetto alla localizzazione geografica dell’azienda: facilitato cioè dall’uso di strumenti informatici e telematici, chi svolge il telelavoro non è vincolato alla presenza fisica in ufficio (o azienda) e gode quindi di una certa flessibilità nell’organizzazione e nello svolgimento delle mansioni affidategli.
All’interno di un quadro legislativo in evoluzione, la disciplina del telelavoro in Italia ha trovato due importanti punti di riferimento nell’Accordo Quadro del 16 luglio 2002, prima, e poi nell’Accordo Interconfederale del 9 giugno 2004. Principio fondamentale sancito affinché possano sussistere le condizioni per il telelavoro è quello della volontarietà: il lavoro da remoto presuppone cioè il consenso di entrambe le parti in causa. L’accordo può essere raggiunto già in fase di assunzione o, eventualmente, in un secondo momento, a seguito di particolari esigenze del lavoratore e/o del datore di lavoro. Se per il dipendente, il lavoro da remoto - specie nella sua recente evoluzione di “lavoro smart” può implicare l’interessante vantaggio di personalizzare i propri orari sulla base delle proprie esigenze familiari, con significativi miglioramenti in termini di work-life balance, l’azienda può da parte sua beneficiare della maggior produttività di dipendenti più soddisfatti, della maggiore attrattività nei confronti di nuovi talenti, nonché dell’abbattimento di alcuni costi di gestione, legati ad esempio a uffici e altri spazi fisici riservati ai lavoratori.
Poiché non mancano tuttavia anche fattori di rischio, come i temi legati ai controlli o al diritto alla disconnessione o, ancora, problematiche correlate al coordinamento delle attività tra telelavoratori e azienda, oltre alla volontarietà, l’Accordo definisce altri aspetti base del telelavoro.
Tra i più importanti:
- tutti gli aspetti relativi alla gestione del telelavoro, dagli strumenti a disposizione del dipendente a responsabilità e mansioni, devono essere definiti in via preventiva prima dell’avvio del telelavoro;
- in particolare, salvo il caso in cui il dipendente si avvalga di mezzi propri, spetta al datore di lavoro la responsabilità di fornire al dipendente tutti gli strumenti e i supporti tecnici necessari allo svolgimento dei propri compiti anche da remoto. La manutenzione degli stessi è parimenti a carico del datore di lavoro; al dipendente, invece, la responsabilità di averne cura e farne uso nel modo più opportuno;
- l’impresa provvede anche alla copertura di tutti i costi derivanti dal telelavoro, con riferimento peculiare a quelli relativi la comunicazione, laddove la prestazione si svolta con questa modalità in moto continuativo;
- vale anche per il telelavoro il principio della tutela della salute del lavoratore. Il datore di lavoro è dunque tenuto a informare il telelavoratore di tutte le norme e politiche aziendali in materia; dal canto suo, il dipendente è tenuto a osservarle correttamente.
Telelavoro e smart working sono la stessa cosa?
Nonostante i termini siano spesso utilizzati come se fossero perfettamente interscambiabili tra loro, la risposta corretta sarebbe no: telelavoro e smart working - lavoro agile in italiano - non sono concetti del tutto sovrapponibili tra loro. Semplificando, si potrebbe però affermare che il secondo nasce come evoluzione, nella direzione di una maggiore flessibilità, del primo.
Al momento del suo debutto, il telelavoro prevedeva infatti postazioni fisse dalle quali svolgere le proprie mansioni: opportunità pensata per venire incontro soprattutto alle esigenze di particolari categorie di lavoratori, ad esempio i disabili, non viene dunque ancora concepito come un vero strumento di flessibilità organizzativa per le imprese e i loro dipendenti. Lo smart working, viceversa, punta proprio in questa direzione: viene mantenuto il fondamento del lavoro al di fuori dell’ufficio, cui si aggiungono tuttavia maggiori aspetti di flessibilità nello svolgimento della prestazione lavorativa sia sul fronte degli orari sia su quello dei luoghi. Di qui, la sempre più sentita necessità di un impianto legislativo che vada incontro e disciplini la recente evoluzione del mondo del lavoro, eventualmente preservando anche l’istituto del telelavoro ma dopo averne meglio definito le differenze con il lavoro agile.
A che punto siamo? Rimasta a lungo in fieri, la normativa sullo smart working nel settore privato trova oggi un fondamentale riferimento nella legge 81/2017, in vigore dal giugno 2017. Questi i punti fondamentali su cui verte la legislazione in materia:
A) Accordo tra le parti: lo smart working deve essere frutto di un accordo tra lavoratore e azienda, che può essere sottoscritto non solo in caso di avvio di un nuovo rapporto di lavoro, ma anche in caso di contratto di assunzione già in corso. L’accordo, da intendersi sempre scritto, può avere durata limitata nel tempo o essere sancito a tempo indeterminato. È inoltre prevista la possibilità di scissione unilaterale, con il dovuto preavviso.
B) Parità di trattamento retributivo: al dipendente che sceglie lo smart working deve essere garantito per legge pari trattamento retributivo rispetto a quello dei colleghi che svolgeranno pari mansione in ufficio o, in ogni caso, “secondo le modalità tradizionali”. La riduzione dello stipendio è prevista nella sola eventualità di passaggio contestuale al part-time.
C) Diritto alla disconnessione: anche allo smart worker deve essere riconosciuto il diritto al riposo e il rispetto dell’orario di lavoro definito, esattamente come accade per gli altri lavoratori. Più precisamente, il lavoro agile può essere di per sé reso anche senza sottostare a vincoli d’orario troppo stringenti: va tuttavia garantito il limite prefissato dalla durata massima giornaliera e settimanale derivante dalla legge e dalla contrattazione collettiva di riferimento
D) Sicurezza e tutela del lavoratore: il datore di lavoro dovrà impegnarsi a consegnare annualmente allo smart worker un documento informativo su tutti i possibili rischi connessi allo svolgimento della propria mansione, tra cui eventuali malattie professionali. Andrà inoltre garantito il rispetto della normativa vigente in materia di salute e sicurezza. Sul piano della copertura infortunistica, la legge fuga infine dubbi sull’estensione della tutela al lavoro agile, indipendentemente dal luogo di svolgimento della prestazione scelto dal lavoratore.
Il lavoro agile si può pertanto definire come una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzata dall'assenza di vincoli orari o spaziali e un'organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro: modalità pensata, da una parte, per aiutare il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, dall'altra, per favorire la crescita della sua produttività. Nonostante diversi punti restino di difficile gestione – le criticità principali riguardano proprio diritto alla disconnessione e sicurezza sul lavoro, su cui l'INAIL ha fornito le prime istruzioni operative con la circolare n.48/2017, e su cui non a caso si esprime anche il primo Protocollo Nazionale sul lavoro agile nel settore privato, sottoscritto da sindacati e Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali il 7 dicembre 2021 - la soluzione smart working si sta progressivamente diffondendo in particolar modo nelle aziende di grandi dimensioni, sulla base di iniziative aziendali con i singoli lavoratori o in forma collettiva attraverso specifiche intese sindacali.
Attenzione! Anche la Legge di Bilancio per il 2019 è intervenuta a disciplinare la materia, prevedendo l'aggiunta alla legge 81/2017 di un comma che riconosce la priorità nelle richieste di lavoro agile alle lavoratrici nei tre anni successivi alla conclusione del periodo di congedo di maternità o ai lavoratori con figli in condizioni di disabilità.
Lo smart working durante l’emergenza COVID-19: focus sul settore privato
La pandemia di COVID-19 occorsa nel 2020 e il relativo lockdown hanno dato un impulso notevole allo sviluppo del lavoro agile, sia dal punto di vista del quadro normativo di riferimento sia nel senso di una maggiore diffusione tra aziende e lavoratori. In particolare, secondo i dati dell'Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, durante la fase più acuta dell’emergenza coronavirus, lo smart working ha coinvolto il 97% delle grandi imprese, il 94 delle PA italiane e il 58% delle PMI, per un totale di 6,58 milioni di lavoratori, vale a dire circa un terzo dei dipendenti del Paese. Con il progredire della campagna vaccinale e l'attenuarsi dell'emergenza sanitaria, il numero degli smart worker è progressivamente diminuito ma l'Osservatorio ne stima comunque rispettivamente 4.070.000 per il 2021 e 3.570.000 per il 2022, se non altro con formule ibride (in media, si può arrivare fino a 9/10 giornate “agili” al mese nelle aziende di grandi dimensioni).
Dal punto di vista dell’iter normativo, i numerosi DPCM intervenuti nell’ambito del contenimento e della gestione dell’emergenza epidemiologica hanno fortemente incoraggiato o addirittura imposto il ricorso al lavoro agile quando possibile. Dall'1 gennaio 2023 si è tuttavia ripristinata una situazione di "normalità", sebbene con alcune interessanti novità introdotte dall'ultima Legge di Bilancio: mentre torna a rendersi necessario l'accordo individuale tra impresa e dipendente per definire le modalità e i tempi del lavoro agile (by-passato invece dalla pandemia), resta ancora valida la possibilità di concordare l'accordo con la modalità agevolata e, dunque, di attivare lo smart working in forma semplificata.
Almeno un’altra la misura emergenziale che merita attenzione per quanto riguarda il settore privato, poiché mirata alla tutela di altrettanto specifici profili: secondo quanto disposto dall'ultima manovra finanziaria i cosiddetti lavoratori fragili e i lavoratori con disabilità grave potranno continuare a svolgere la propria attività lavorativa in modalità agile fino al 31 marzo 2023. Nel dettaglio, allo scopo di agevolare e semplificare il ricorso al lavoro agile, la legislativa vigente prevede inoltre che, nello stesso periodo di tempo, questi lavoratori possano svolgere la propria attività in smart working anche tramite l’adibizione a una diversa mansione (purché compresa nella medesima categoria o area di inquadramento, così come definite dal CCNL di riferimento); qualora l’attività sia incompatibile con il lavoro da remoto e non sia possibile neppure lo spostamento verso una diversa mansione, il soggetto fragile potrà essere adibito allo svolgimento di attività di formazione professionale, sempre da remoto.
Attenzione! Non prorogata invece l'applicazione della procedura semplificata per i genitori di figli fino ai 14 anni di età, per i quali si rende quindi strettamente necessaria la stipula di un apposito accordo con il datore. Secondo quanto disposto dal d.lgs. 105/2022 sul work-life balance, che attribuisce al datore di lavoro la scelta sulla possibilità di concedere o meno il lavoro agile fissando al tempo stesso alcuni precisi criteri, i lavoratori con figli fino a 12 anni sono tra le categorie di dipendenti cui spetta un obbligo di priorità.
