Guida (pratica) alla busta paga: come leggerla correttamente

Ferie, permessi, retribuzione lorda e netta, TFR: leggere (correttamente) la busta paga può rivelarsi un'impresa meno scontata del previsto. Come districarsi allora tra esigenze pratiche e obblighi di legge?

Come stabilisce la legge, tutti i datori di lavoro hanno l’obbligo di “consegnare, all'atto della corresponsione della retribuzione, ai lavoratori dipendenti, con esclusione dei dirigenti, un prospetto di paga in cui devono essere indicati il nome, cognome e qualifica professionale del lavoratore, il periodo cui la retribuzione si riferisce, gli assegni familiari e tutti gli altri elementi che, comunque, compongono detta retribuzione, nonché, distintamente, le singole trattenute”. Si tratta appunto della cosiddetta “busta paga” che, nata appunto come busta contenente materialmente il salario degli operai, ha assunto nel tempo un ruolo sempre più importante nel rapporto di lavoro, diventando di fatto il documento contabile nel quale vengono riportati tutti gli elementi relativi al rapporto di lavoro, con particolare riferimento a quelli che determinano la retribuzione netta del lavoratore che la riceve.

Va precisato in realtà che la normativa vigente non prevede l’adesione a un modello specifico, demandando all’organizzazione aziendale l’individuazione della forma più idonea. A prescindere dalla “confezione”, alcune voci devono però essere obbligatoriamente presenti. Si tratta in particolare, di tutti gli elementi che compongono la retribuzione, i dati identificativi del datore di lavoro e del lavoratore e le singole trattenute operate. 

Figura 1 - Rappresentazione esemplificativa di una busta paga
Fonte: Consulenti del Lavoro

Al netto di specificità proprie dei diversi formati, in linea di massima tutte le buste paga sono poi strutturate in diverse sezioni: 

• elementi identificativi delle parti
   
• composizione della retribuzione
   
• corpo della busta paga
   
• determinazione delle trattenute
   
• contatori Statistici
   
• calendario delle presenze

Elementi identificativi delle parti

Si tratta della sezione in cui vengono riportati i dati identificativi sia del datore di lavoro che del lavoratore.

Per il datore, saranno esposti in particolare, oltre alla ragione sociale, al codice fiscale (ovvero partita IVA), e l’indirizzo della sede legale dell’azienda, anche le posizioni assicurative e previdenziali, nonché l’indicazione dell’eventuale unità produttiva,  del centro di costo o reparto, presso cui il lavoratore svolge il suo servizio. Per quanto riguarda invece il dipendente, oltre alle generalità anagrafiche (nome e cognome, data di nascita e codice fiscale, residenza), risultano esposti anche gli elementi essenziali del contratto di lavoro sottoscritto tra le parti come la data di assunzione, la qualifica e la mansione attribuite, il livello retributivo e la percentuale di riduzione dell’orario di lavoro nel caso di contratti part-time. 

Composizione della retribuzione

La retribuzione spettante al lavoratore viene generalmente stabilita dalla Contrattazione Collettiva Nazionale del Lavoro che, in funzione del livello retributivo e della mansione, ne stabilisce in linea di massima l’ammontare. Corrisposta a cadenza periodica (di norma mensilmente), è di solito composta da elementi ordinari e da elementi aggiuntivi. Rientrano tra gli elementi ordinari della retribuzione:

• il minimo tabellare o contrattuale (la cosiddetta “paga base”);
   
• l’ex indennità di contingenza;
   
• l’elemento distinto della retribuzione (E.D.R.);
   
• il superminimo collettivo o III elemento;
   
• gli scatti di anzianità;
   
• i superminimi individuali;
   
• le indennità di funzione;
   
• gli elementi derivanti dalla contrattazione decentrata o di II secondo livello.

Rientrano invece tra gli elementi aggiuntivi della retribuzione ad esempio:

• le indennità di cassa o di maneggio denaro;
   
• le indennità di trasporto;
   
• le indennità di mensa;
   
• l’indennità di vacanza contrattuale. 

Sono previste inoltre voci retributive indirette maturate con cadenza “ultramensile” ovvero annuale. Tra queste rientrano:

• la tredicesima mensilità, la cosiddetta “gratifica natalizia”;
   
• la quattordicesima mensilità, quando prevista;
   
• eventuali elementi perequativi (ad esempio, CCNL Industria Metalmeccanica);
   
• eventuali premi di produttività e/o di risultato.

Viene definita infine “retribuzione differita”, quella corrisposta al termine del rapporto di lavoro. Tra le principali voci di retribuzione differita rientrano:

• il Trattamento di Fine Rapporto (TFR); 
   
• l’indennità sostitutiva per le ferie e i permessi maturati e non goduti;
   
• incentivazioni all’esodo;
   
• indennità sostitutiva del preavviso.

Corpo della busta paga

Il corpo della busta paga rappresenta il momento di sviluppo e determinazione dell’importo spettante al lavoratore in relazione alla prestazione resa, in giorni oppure in ore. La retribuzione spettante viene quindi rapportata alla quantità della prestazione effettuata, tenendo conto anche di elementi che determinano una maggiore prestazione rispetto a quella contrattualizzata, come ad esempio il lavoro straordinario, festivo o notturno. Concorrono poi alla determinazione delle spettanze anche le assenze “retribuite”, come festività, ferie, permessi, congedi retribuiti, le cui modalità e tempi di fruizione vengono generalmente stabiliti dalla contrattazione collettiva. Vale quindi la pena di ricordare che tra le assenze retribuite rientrano anche i cosiddetti “eventi tutelati”, eventi nel corso dei quali interviene la tutela dagli Istituti previdenziali e assicurativi, a sostegno della retribuzione del lavoratore, come accade ad esempio per malattia, maternità e congedi parentali o infortuni.

Nel corpo della busta paga sono inoltre contabilizzate, le indennità di trasferta (o trasfertismo), le eventuali cessioni di stipendio (pignoramenti), nonché eventuali benefit concessi al lavoratore. Va comunque precisato che a ogni specifico CCNL e a ogni specifica mansione possono corrispondere ulteriori voci retributive, da riportare necessariamente nel prospetto paga.  (ad esempio, indennità di cassa, indennità di mensa, indennità di vacanza contrattuale, arretrati, una tantum, ecc.).

Determinazione delle trattenute

Lo scopo della busta paga è quello certificare il reddito conseguito dal lavoratore in un determinato periodo, nonché le ritenute operate dal datore, le quali concorrono alla formazione del cosiddetto “netto in busta”, vale a dire l’importo che il datore di lavoro dovrà concretamente corrispondere al lavoratore.

Le trattenute principali cui è soggetto il lavoratore sono quelle previdenziali e fiscali, che il datore di lavoro trattiene e successivamente versa agli enti preposti. In particolare, al fine di operare le trattenute previdenziali, si procede a individuare le somme soggette al prelievo contributivo (il cosiddetto imponibile previdenziale) cui viene applicata l’aliquota contributiva posta a carico del lavoratore, in relazione alla tipologia del contratto individuale di lavoro, del contratto collettivo applicato e della dimensione aziendale. Le somme così ottenute sono dunque sottratte dal totale delle competenze spettanti al lavoratore, determinando il reddito lordo (cosiddetto imponibile fiscale) su cui verranno operate le ritenute fiscali. Quest’ultime sono quantificate attraverso un sistema di aliquote IRPEF che varia o in funzione del reddito prodotto dal lavoratore. Dopo avere calcolato l’imposta lorda si procede dunque alla quantificazione delle “detrazioni d'imposta spettanti” al lavoratore, che rappresentano uno “sconto” erariale, variabile in funzione della capacità reddituale del singolo lavoratore, nonché delle persone eventualmente dichiarate a carico. Il lavoratore può infatti beneficiare di ulteriori detrazioni per eventuali familiari a carico.

Le trattenute previdenziali e fiscali così determinate, vengono portate in diminuzione rispetto al totale lordo delle competenze maturate, determinando per l’appunto il netto in busta che spetta al lavoratore per la prestazione resa nel periodo di riferimento cui si riferisce la busta paga.

Contatori statistici

In questa sezione risultano esposti i contatori statistici relativi alla gestione delle ferie, dei ROL (Riduzione Orario di Lavoro), delle ex festività, della banca ore (dove istituita).

La maturazione delle ferie, come quella dei permessi retribuiti, è quantificata dal CCNL applicato dall’azienda, che può regolamentarne anche le modalità di fruizione.  A questo proposito, va precisato che le ferie, a differenza dei permessi retribuiti, rappresentano un diritto irrinunciabile del lavoratore, previsto dall’art. 36 della Costituzione. Salvo diverse disposizioni della contrattazione collettiva, il dipendente ha diritto a un periodo di riposo di almeno 2 settimane nell’anno e di ulteriori due settimane nei 18 mesi successivi, che non può essere sostituito dalla relativa indennità per ferie non godute, salvo il caso di risoluzione del rapporto di lavoro. Le ferie godute dal lavoratore vengono perciò riportate nel corpo della busta paga anche a dimostrazione dell’avvenuto assolvimento del rispetto dei termini di fruizione previsti dalla norma.

Calendario delle presenze

Il calendario delle presenze rappresenta un altro elemento obbligatorio: qui devono risultare il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato, l'indicazione delle ore di straordinario, delle eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite, delle ferie e dei riposi. A seconda dell’organizzazione aziendale, può essere elaborato separatamente rispetto alla busta paga; in questo caso, non viene consegnato al dipendente

La firma della busta paga

La normativa vigente prevede l’obbligo per il datore di lavoro di consegnare al lavoratore, all'atto della corresponsione della retribuzione, la “busta paga”. Prova della presa visione è la firma posta dal lavoratore sulla copia del prospetto paga, che rimane al datore di lavoro. Tale firma, che di fatto può essere considerata “per ricevuta”, non implica in maniera univoca l'avvenuto pagamento dell’importo indicato. Anzi, in caso di mancato pagamento, le copie delle buste paga firmate hanno piena efficacia probatoria del diritto di credito.

In particolare, la legge prevede che la “busta paga” sia consegnata al lavoratore nel momento stesso in cui gli viene consegnata la retribuzione. In caso di mancata o ritardata consegna al lavoratore, di omissioni o inesattezze, si applicano al datore di lavoro sanzioni amministrative pecuniarie di importo variabile in funzione del numero di dipendenti coinvolti e del periodo nel corso del quale si è protratta l’eventuale violazione.